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Googleカレンダーにスマート・リスケジューラー登場―全員の日程を自動的に調整

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会社の会議というは厄介ものだが、会社の会議の日程調整はそれ以上の厄介ものだ。参加メンバーが増えれば増えるほど全員が集まれる時間帯の候補が少なくなる。Googleカレンダーの新しいLabs機能、スマート・リスケジューラー(Smart Rescheduler)はまさにこの問題をスマートに解決しようとする試みだ。Googleカレンダーのプロダクト・マネージャー、Cyrus Mistryは次のように発表した。「今日、われわれはGoogle Appsのユーザーにこの機能を提供しました〔訳注:日本ではまだ提供開始されていないもよう〕。いってみれば、ユーザー全員にそれぞれ有能な秘書がつくようなものです」

会議の招集者は、参加が必要な相手の名前と会議に要する時間、それより遅くなってはならない期日を入力する。スマート・リスケジューラーは参加者全員のカレンダーを検索して、全員揃って空いている時間を探す。この際にあらかじめ時差を考慮に入れて補正したうえで先約の有無を調べる。もちろんこの機能を利用するためには禅院がGoogleカレンダーを共有している必要がある。

多くの場合参加者の全員がフリーな時間帯が見つからないということが起きる。リスケジューラーはこの場合、参加者の優先順位の指定に基づいて時間帯の候補をランク付けして表示する。つまり会議の招集者が優先して出席してもらいたい参加者を指定すると、リスケジューラーはそのメンバーのスケジュールを優先して候補を示す。また参加者が「フリーである」ことの条件を緩めることもできる。たとえば、一部の時間の重複を許したり、誰もブロックしていない時間帯、招集されているがまだ出席を承諾していない会議、招集対象の相手自身によって招集されている会議、などの先約を無視するように設定することができる。こうした先約は変更の余地がある場合が多いからだ。

Googleカレンダーはこうした要素を考慮した上で、適切と思われる順に候補の日時を表示する。「われわれは文書の検索で表示の優先順位を付与するアルゴリズムを振り返り、そのノウハウをベースに、どの日時がもっとも望ましい候補かを決定するアルゴリズムを開発しました」とMistryは説明する。リスケジューラーは会議室の予約機能も備えており、所望の会議室が塞がっている場合は、場所や収容人員がもっとも近い別の会議室を探すことができる。

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(翻訳:滑川海彦/namekawa01