大成功した人たちが教えるメールの一工夫

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この一月間、私の知るもっとも成功した人々から非常に重要な教訓を得た。それはメールの達人になることだ。彼らのほぼ全員が、その超効率的な懐の中にいくつか簡単な技を潜ませていた。ばかばかしいほど早く(返信は30分以内、最長でも24時間)、内容は短く、CCで責任を委譲、そして起きている間は常に利用できるように。

この記事を有名人の名前羅列自慢にしたくないので、この記事を書くきっかけを与えてくれた人たちの名前を挙げるのはやめておく。もちろん、テクノロジーやメディア、政治の世界の著名人と直接やりとりすることは私の仕事の一部であり、彼らとの接触が、重要な人生の教訓を数多く私に与えていることは言うまでもない。

即答が信用を生む:反応の良いコミュニケーターであることは、その人のネットワーク全体における忠誠心と支援を生みだす。カリフォルニア大学アーバイン校のJudy Olson教授による遠距離通信に関する研究の結果、人々はテキストベースの対話における信頼性を、主に相手の反応の早さによって判断していることがわかった。そこでは表情や抑揚といった通常の表現手段が使えないため、即答性がわれわれにできる最も良い近似方法である。

ソーシャルメディアの熱心な使い手である、Cory Booker市長を例にとってみる。彼が地元有権者の間で著しく人気が高い理由の一つは、市民の問題に直接、迅速に対応しているからだ。彼がTwitter経由で有権者と交わした直近の会話は、2時間以内に回答された。昨日(金曜日)夜のことで、駐車違反チケットに関する内容だった。

できるだけ短く:一日に500通のメールを読みこなす方法はただ一つ。簡潔であること。DiggのファウンダーでGoogle VenturesのパートナーでもあるKevin Roseは、署名に「iPhoneから送信」と入れるのが好きだ。相手は短いメッセージを許してくれるから。

素早く、ひたすら素早く:われわれはメールの返信を待つために法外な時間を費やしている。メールが20分以内に返ってくれば、それは多くのことが成されるであろうことを示す単純な真実である。

いつでも利用可能に:最高のアイディアの中には深夜にやってくるものもあり、その多くが時間に敏感だ。しかも素晴らしいチャンスは、放置されたり未読メールの山に埋もれている間に蒸発してしまう。忙しい人の代表ともいえるバラク・オバマは、Blackberryから目を離さない様子が写真(上)に写っている。評論家たちはマルチタスキングを、思慮深さを失う前兆と言うかもしれない。しかし、研究によると、マルチタスクに長けた「スーパータスカー」は入ってくる複数のストリームをみごとに捌くという。

CC:で委譲せよ:わずかな文からなる適切な人に宛てられたメッセージは、驚くほど効率よく仕事をこなす。優れたリーダーたちは、自ら良いアイディアを持っているだけでなく、誰が最高のアイディアを持っているかを知っている。

さあ週末の戦士たちよ。溢れる受信箱から矢継ぎ早にメッセージを読みこなし、頭の中で踊るメールのプレッシャーに邪魔されることなく、今夜の社交予定を実行しよう。ただし、ドリンクの合間に携帯電話を一瞥することを忘れずに。

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(翻訳:Nob Takahashi)