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FAX受注を自動でデータ化、食材受発注サービス「クロスオーダー」に新機能

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飲食店と卸売業者向けの受発注サービス「クロスオーダー」を手がけるクロスマートは1月28日、FAXによる受注内容を自動でデータ化する「FAX-OCR機能」を開発したことを明らかにした。同機能は卸売業者に対して3月1日より提供する。

外食産業における受発注業務はまだまだ属人的かつアナログな領域だ。クロスマート代表取締役の寺田佳史氏によると飲食店の発注方法の約6割は今でもFAXによるものであり、電話注文(通話と留守電)も合わせると「全体の約8割がデジタル化されていない注文だと考えている」という。

アナログな方法は発注側、受注側双方にとって負担が大きい。特に取引先が数百店舗に及ぶような卸売業者では、1日に数百枚のFAXが必要になるケースもあり、専属のスタッフを夜勤で数名雇用しているような企業もある。

主な業務はFAXに書かれた内容を自社のシステムにミスなく転記することであるため、この工程にデジタルを活用できればコスト削減はもちろん、より生産的な仕事をスタッフに任せることもできる。

2019年11月にスタートしたクロスオーダーは、まさにこれらの受発注業務をスマホやLINEを用いて大幅に効率化することが目的だ。寺田氏の話ではリリース約3ヶ月で卸売業者数十社、飲食店数百社に導入が進み、導入企業からの反応も良いそう。その一方でスマホ操作に慣れていないスタッフの多い店舗やスタッフの入れ替わりが激しい店舗など「やり慣れた方法から変えることに抵抗がある方も、一定数いることがわかった」という。

そういった店舗に無理に発注方法を変えてもらうことは、かえって業務効率を悪くしてしまうことにもなりかねない。そこで飲食店のやりかた自体は変えることなく、卸売業者側の受注作業を効率化する仕組みとして開発したのが今回のFAX-OCR機能だ。

この機能によって飲食店からFAXで送られてきた内容を自動でデータ化。従来は人力で行なっていた集計作業や基幹システムへの手入力にかかる手間を削減する。受注ミスが発生すれば追加のコストがかかってしまうため、読み取りに誤りの可能性がある箇所については人の目で確認できるような設計にした。

機能開発にあたっては受発注プロセスを理解するために受注作業を見学・体験し、多くの飲食店や卸売業者ユーザーと一緒に進めてきたそう。OCR技術は今後の改善スピードや機能拡張も見据えて完全に内製で開発。企画からローンチまで約半年を要したものの、精度もかなり向上しててきたためこのタイミングでの発表に至ったという。

同機能はクロスオーダー導入企業に追加費用なしで提供する方針。従来通り飲食店は無料で使うことができ、卸売業者は取引先店舗数に応じて月額の利用料を支払う(従量課金制)仕組みだ。